Morte per information overload

12 giugno 2017

  

Sintesi

L'information overload oggi è uno dei fattori principali che ostacolano lo sviluppo di qualsiasi tipo di business.

 

Nell’era dell’economia della conoscenza le informazioni sono la merce più preziosa. Informazioni che oggi sono disponibili in una quantità praticamente infinita grazie ai nostri dispositivi digitali (pc, tablet, smartphone, ecc…), a tal punto che si parla di information overload, cioè di sovraccarico di informazioni.

Chi si occupa di marketing, di leadership e di coaching è consapevole del fenomeno noto come "economia della distrazione", diretta conseguenza dell’information overload. Di quanto questo fenomeno incida sul business delle aziende.

La marea di informazioni che ci raggiunge ogni giorno, spesso, produce più fastidi e problemi che vantaggi. Non si tratta solo delle molte e-mail che arrivano quotidianamente, delle notifiche provenienti dai social network. Mi riferisco anche alle molte nozioni che ognuno di noi si sente costretto a dover acquisire ogni giorno per proseguire nel proprio lavoro.

Sempre più esperti di psicologia, di neuroscienze, di sociologia, sono concordi nel ritenere che il volume delle informazioni che siamo costretti a gestire può pregiudicare il benessere personale, il processo decisionale, la nostra capacità di innovazione e soprattutto la nostra produttività.

Oggi la stesura di una strategia di marketing deve obbligatoriamente passare per la verifica dell’efficienza dell’organizzazione interna dell’azienda. Chi aspira ad essere un vero leader nel suo ambiente di lavoro deve essere capace di affrontare i problemi derivanti dall’information overload.

Ad esempio uno studio, condotto dai ricercatori della Microsoft, ha rilevato che una volta che lasciamo il lavoro che stiamo svolgendo per leggere la posta elettronica, o gestire una qualsiasi altra notifica, il nostro cervello impiega più di 20 minuti per tornare a concentrarsi sul lavoro che abbiamo interrotto, con un costo cognitivo notevole

Un giorno tutto ebbe inizio

Il problema dell’information overload lo possiamo far risalire a quando Gutenberg dette alle stampe la "sua" bibbia. La stampa a caratteri mobili inventata da Gutenberg dette il via alla proliferazione delle informazioni, permettendo a sempre più persone di accedervi. Da allora la quantità di informazioni disponibili è divenuta tale che nessun cervello umano sarebbe in grado di assorbirla interamente.

Le informazioni nella nostra società assumono innumerevoli formati: messaggi di testo, tweet, notifiche da facebook o linkedin, messaggi vocali, immagini, video…

Le ricerche dimostrano che il dover gestire questa mole di informazioni velocemente combinata all’aspettativa sociale di dover rispondere subito, genera in noi uno stato di stress che porta ad un veloce esaurimento delle nostre energie cognitive.

Lo psichiatra Edward Hallowell, è un esperto di disordini di deficit dell’attenzione. Afferma che il moderno posto di lavoro induce ad un "deficit dell’attenzione" molto simile a quello causato dai disordini genetici. Linda Stone, ha coniato la definizione di "attenzione continua parziale" per descrivere lo stato mentale dei lavoratori dell’era dell’informazione.

Uno studio di una decina di anni fa commissionato dalla Hewlett-Packard ha mostrato come l’information overload riduca il quoziente di intelligenza di 10 punti. Una riduzione doppia rispetto a quella che si verifica quando si fuma marijuana.

Non tutti si sentono sopraffatti dal fiume di informazioni che ogni giorno ci sommerge. Anzi alcune persone si sentono stimolate dalle informazioni e ne sono alla continua ricerca. Si tratta della medesima stimolazione che possiamo ritrovare in chi ha sviluppato una dipendenza.

Se in una fase iniziale l’information overload era un fenomeno strettamente legato all’ambiente lavorativo, oggi ne ha superato i confini ed è entrato di prepotenza nella dimensione privata di ognuno di noi.

Un esempio di questa condizione è una recente ricerca svolta in Gran Bretagna, che ha messo in luce come alle volte i bambini debbano competere con gli smartphone per avere l’attenzione da parte dei genitori.

Il problema per le aziende

In molte aziende, ogni anno, l’information overload è causa di costi molto elevati. I dipendenti devono dedicare molto tempo alla gestione di una gran quantità di informazioni, spesso di poco valore.
Un sondaggio condotto su 2.300 dipendenti della Intel ha rivelato che questi ultimi ritengono quasi un terzo delle e-mail che ricevono totalmente inutili. In media sono costretti a spendere circa due ore al giorno per gestire la posta elettronica, un’enorme quantità di tempo sprecato.

Le distrazioni generate dalla posta elettronica e dagli altri tipi di notifiche hanno anche conseguenze più sottili. Una ricerca condotta da Teresa M. Amabile della Harvard Business School ha determinato che la creatività e la capacità di inventiva nel lavoro, si riducono notevolmente nei giorni in cui il nostro lavoro subisce costanti interruzioni.

Un altro fenomeno provocato dall’information overload è il ritardo nel processo decisionale delle persone quando sono in attesa di una risposta. Se non si riceve una risposta immediata ci si chiede se il messaggio è stato ignorato deliberatamente dal destinatario, se non vuole rispondere, perché non dà al nostro messaggio la giusta attenzione.
Per non parlare della fatidica doppia spunta di Whatsapp. Siamo in grado di sapere quando il messaggio è stato consegnato, quando è stato visto e quando è stato fruito. Generando in noi pressioni psicologiche notevoli se non riceviamo una risposta.

L'ambiguità creata da questo silenzio può talvolta essere peggiore di una risposta inviata in ritardo.

Secondo il ricercatore Yoram Kalman della Northwestern Univerity, la mente effettua una serie di valutazioni semiconscie, basate sulle nostre esperienze passate. Quanto tempo la persona a cui ho inviato il messaggio impiega solitamente per rispondere? Devo preoccuparmi? Devo aumentare i miei sforzi lasciando un messaggio vocale o telefonando?
Nel frattempo, potrebbe essere necessario mettere in attesa un progetto per un periodo indefinito, per poter gestire l’attesa della risposta, che il nostro destinatario riteniamo ci possa fornire in pochi minuti.

Nathan Zeldes afferma che molte aziende negano il problema dell’information overload. Oggi Zeldes presiede un gruppo di ricerca composto da accademici e dirigenti d’azienda che studiano questo fenomeno. Anche se non è facile quantificare i costi dell'information overload, ha calcolato che il costo annuo dovuto alla riduzione dell'efficienza quando lavorava in qualità di vice CEO in Intel era stimabile in quasi 1 miliardo di dollari.

Jerry Michalski consiglia "di essere Zen" per contrastare gli effetti dell’information overload. "Devi lasciar andare la necessità di sapere tutto del tutto".

Michalski impiega ogni giorno nel suo lavoro e nella sua vita una serie di filtri che li permettono di accedere solo alle informazioni realmente utili per lui. Dice "non ho più letto post sui blog, a meno che qualcuno non me li segnalasse o fossero presenti nei miei feed. […] Fidati della tua comunità per filtrare e distribuire le cose giuste quando ti servono."

Non tutto è perduto

Le aziende dovrebbero incoraggiare una cultura legata ad una selezione delle informazioni, sulla loro creazione e sulla loro distribuzione. Ad esempio stabilendo delle regole sull’uso dei differenti strumenti di comunicazione (puoi leggere l’articolo "Distrazioni? No grazie", e l’articolo "I gironi dell’inferno del lavoro").

La risposta di un'azienda all’information overload richiede non solo un uso migliore della tecnologia, ma anche una modifica del comportamento delle persone. Questo cambiamento inizia con la formazione e la sensibilizzazione a questi problemi.

Possiamo infatti educare la nostra mente a gestire e a mantenere la concentrazione sui compiti che stiamo svolgendo in un determinato momento, senza farsi distrarre da e-mail, notifiche di vario genere, messaggi e telefonate. Per poterlo fare però abbiamo bisogno di un cambio di mentalità, di prospettiva (puoi leggere "Il Sig. Marketing e la Mindfulness", "Lo Zen e la nostra mente" e "Favorire i cambiamenti di mentalità").

Se è vero che da soli non è sempre possibile uscire da una dipendenza, è altrettanto vero che il primo passo per la guarigione è ammettere di avere un problema.

Nel metodo che ho elaborato, "La via dei 9 pilastri del successo", ho dedicato ampio spazio alla cura delle capacità della nostra mente che possono "immunizzarci" dagli effetti dell’information overload, ed in particolar modo come possiamo diventare più efficienti e creativi.

Comprendere i meccanismi che inducono la nostra mente a distrarsi, e adottare degli stili quotidiani di vita che allenino la nostra mente alla concentrazione è fondamentale. Yoga, T’ai Chi Ch’uan, meditazione, mindfulness, sono solo alcune delle possibili soluzioni per fornire al nostro cervello gli strumenti per difendersi dall’information overload.

In definitiva potrebbero essere necessarie misure rigorose per contrastare il sovraccarico di informazioni in azienda, arrivando a dover modificare addirittura il proprio stile di vita.

Information overload per punti

  • I telefoni e la posta elettronica riducono il quoziente di intelligenza di 10 punti;
  • Negli uffici settimanalmente ogni lavoratore dedica almeno 20 ore alla gestione della posta elettronica;
  • Il sovraccarico di informazioni costa all'economia USA più di 900 miliardi di dollari all'anno;
  • Il 60% di chi usa la posta elettronica per lavoro la consulta anche mentre è in bagno;
  • Chi svolge un lavoro d’ufficio controlla la posta elettronica dalle 50 alle 100 volte al giorno;
  • L’85% di coloro che lavorano con un PC utilizza un computer portatile quando è in vacanza;
  • I dipendenti considerano una e-mail su tre inutile;
  • Il 26% delle persone desidera cancellare tutte le e-mail e ricominciare da zero;
  • I dipendenti visitano in media 40 siti web al giorno;
  • Di 6 email che vengono ignorate per un giorno, 5 non saranno più aperte;
  • I lavoratori afflitti dall’information overload cambiano attività ogni 3 minuti;
  • L'11% delle persone controlla la posta elettronica continuamente;
  • La gestione della posta elettronica e più in generale delle notifiche provoca una condizione di stress nel 40% dei lavoratori afflitti da information overload;
  • L'85% delle e-mail di lavoro vengono aperte entro due minuti dalla ricezione;
  • Le interruzioni consumano il 28% della giornata lavorativa;
  • Ci vogliono 24 minuti per tornare all'attività dopo l'apertura di una e-mail;
  • Per il 31% dei lavoratori le e-mail, i messaggi, e le notifiche in generale peggiorano la qualità della loro vita;

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Francesco BrioWeb Russo
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