I gironi dell'inferno del lavoro

Articolo del 29 marzo 2017

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Oggi proseguo il mio viaggio nell'organizzazione interna di un'azienda (vedi l'articolo Distrazioni? No grazie). In questo articolo mi sono concentrato sugli effetti "devastanti" che una scorretta organizzazione può avere su un business.

Marketing: l'azienda diventa un inferno

I luoghi di lavoro, in particolar modo quelli dove sono presenti molte persone, si stanno trasformando sempre di più in "gironi infernali", degni del capolavoro di Dante Alighieri. Tutto questo si traduce per le aziende in un'enorme perdita di denaro.

Menti affaticate, caselle di posta elettronica traboccanti di e-mail, progetti urgenti che implicano il dover mollare tutto e soprattutto che devono essere consegnati "per ieri".
Un recente sondaggio condotto dall'agenzia Kelton di Los Angeles, ha rilevato che il 54% dei dipendenti si sentono frustrati sul posto di lavoro. Il 40% di loro addirittura non comprende la visione dell'azienda

L'investimento più importante per una società sono proprio i dipendenti, ma spesso chi amministra e gestisce l'azienda non riesce a comprenderlo, vedendo nel dipendente un costo necessario e inevitabile.
Bryan Nielson, responsabile dell'ufficio marketing alla AtTask, dopo aver intervistato più di mille dipendenti di differenti aziende, ispirato dalla Divina Commedia di Dante, ha individuato nove gironi infernali, in cui ha collocato le cose che più creano fastidio ai dipendenti sul posto di lavoro.

Marketing: 1) Troppi strumenti utilizzati contemporaneamente

Il dipendente medio arriva ad utilizzare fino a 13 strumenti differenti per gestire la propria giornata lavorativa. Diventa fondamentale riuscire a ridurre il numero dei software ed avere all'interno di un'unica piattaforma tutti i mezzi per gestire la propria giornata.
È importante quindi avere costantemente dei feedback sugli strumenti messi a disposizione dei propri collaboratori, e di quanto il loro uso possa ridurre la loro efficienza nello svolgere il lavoro quotidiano.

Marketing: 2) La duplicazione del lavoro

Il 14% della giornata di un dipendente è speso per realizzare lavori fatti anche da altri, un 25% - 30% dei costi del bilancio di un'azienda spesso è generato proprio dalla duplicazione del lavoro. Questo perché spesso i dipendenti non sono messi a conoscenza di tutte le informazioni, soprattutto non è alimentata una cultura basata sui feedback (puoi vedere a tal proposito l'articolo Costruire una cultura ricca di Feedback).

Marketing: 3) Le false urgenze

I dipendenti spendono mediamente metà della giornata in attività non pianificate, considerate urgenti. La classica situazione del "mi serve per ieri", che poi in realtà si rivela essere una falsa urgenza.
Diventa fondamentale riuscire ad attribuire il giusto valore di priorità alle attività da svolgere, soprattutto per non vanificare il duro lavoro di pianificazione.

Marketing: 4) Gerarchie solo verticali

Nella gran parte delle aziende i dipendenti si relazionano esclusivamente verso la gerarchia verticale, senza condividere con i colleghi informazioni e conoscenze. In particolar modo nelle grandi aziende un grande ostacolo è costituito da inutili procedure burocratiche, che impediscono di fatto una linea diretta con i colleghi e i propri superiori.

Marketing: 5) Aggiornamenti costanti

Se è fondamentale garantire un costante aggiornamento ai propri collaboratori (al fine di ottenere delle prestazioni sempre d'eccellenza da ognuno di loro), è altrettanto vero che gli aggiornamenti dovrebbero essere pianificati e "ragionati". Questo per permettere di capire quali risorse hanno realmente bisogno di un aggiornamento e soprattutto quale sarà il momento più idoneo per effettuarlo.
Non ha infatti senso che tutti i dipendenti siano interessati dalle sessioni di aggiornamento, contemporaneamente e per qualsiasi argomento.

Marketing: 6) Le riunioni

Il 50% dei dipendenti intervistati ritiene che le riunioni siano una perdita di tempo, ed il 74% fa altro mentre partecipa alla riunione. Si devono inserire strumenti in azienda in grado di permettere di capire immediatamente lo stato di aggiornamento di un progetto, senza che serva una riunione per informare tutti. In sostanza è fondamentale capire se la riunione è necessaria o se ci sono metodi più veloci per informare i propri collaboratori.

Marketing: 7) Le interruzioni

Come approfondito nell'articolo Distrazioni? No grazie, le distrazioni, i fattori di disturbo, sono letali all'obiettivo di mantenere uno standard di efficienza. Dopo un'interruzione ci vogliono dai 10 ai 15 minuti prima di riprendere la concentrazione.
Diventa importante studiare un metodo per gestire anche questo aspetto della vita aziendale.

Marketing: 8) Troppe e-mail

Ci vogliono 16 minuti per rimettere a fuoco la propria attenzione dopo la gestione della posta elettronica in arrivo, ed il 94% dei lavoratori si sente sopraffatto dalla quantità di informazioni che riceve ogni giorno.
Introdurre in azienda strumenti che permettano di condividere le informazioni, senza l'uso della posta elettronica, è fondamentale per permettere ai collaboratori di essere aggiornati senza essere sopraffatti dalle e-mail. Nelle aziende che hanno compiuto questa scelta amministrativa si è riscontrato un notevole risparmio di tempo e si è recuperata efficienza nello svolgimento del lavoro.

Marketing: 9) Collaborazione

Un modo per contenere i ritardi, le perdite di informazioni, ecc... è quello di introdurre il concetto del gruppo di lavoro. Il lavoro, se svolto da più persone ben coordinate, può permettere una maggiore efficienza e una riduzione dei ritardi e delle perdite di tempo.
La condivisione delle informazioni è fondamentale ed è altrettanto importante se le informazioni sono gestite da più persone contemporaneamente, ovviamente se ben coordinate.

Marketing: in conclusione

La gestione dei propri collaboratori è fondamentale. Se effettuata con attenzione può garantire un alto tasso di efficienza ad un'azienda; ciò si traduce non solo in una migliore gestione del tempo, ma anche in una riduzione considerevole dei costi.
Al contrario, un'errata gestione del tempo dei propri collaboratori. si può tradurre in elevati costi che possono compromettere l'esistenza stessa dell'azienda.

Francesco Russo consulente marketing