La matrice di Covey e la gestione dei messaggi

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia

Pagina pubblicata/aggiornata in data 27 febbraio 2018

In evidenza

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia

Scarica il nuovo numero di Eclettica Magazine, la rivista di marketing 100% gratuita... clicca qui

Fissa un appuntamento
Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing e seo Treviso Padova Venezia

Gestione del tempo, o meglio, mancanza di tempo.

Ognuno di noi prova ogni giorno la fastidiosa sensazione di avere troppe cose da fare per il tempo che ha a disposizione.

Nella sua eredità Stephen Covey ha lasciato anche una semplice matrice molto utile nell'aiutare ad ottimizzare il nostro tempo.

Nonostante oggi i social network, whatsApp, ed i molti strumenti di comunicazione si sono aggiunti alle e-mail. Per chi lavora la posta elettronica è ancora il primo canale di comunicazione, e di conseguenza, la prima fonte di stress.

Uno studio condotto nel 2011 ha messo in evidenza che l'uso intensivo della posta elettronica negli ambienti di lavoro provoca un alto livello di stress.

Dal McKinsey Report del 2012 emerge che un lavoratore medio dedica il 28% del proprio tempo a gestire la posta elettronica (lettura e-mail, scrittura e-mail, ecc...).

Questo a causa di un'errata, o in alcuni casi di una totale assenza di un'organizzazione del lavoro in azienda.

Non è un caso che nelle aziende in cui i dipendenti hanno la possibilità di gestire in modo autonomo le proprie giornate, e di conseguenza di gestire le priorità delle varie attività da svolgere (inclusa la gestione della posta elettronica ), sono generalmente più soddisfatti del proprio lavoro.

Una carente gestione aziendale porta ad alti livelli di stress, i quali determinano prestazioni mediocri. Di conseguenza il compito di un'azienda è quello di ottimizzare i processi aziendali al fine di ridurre le distrazioni, le fonti di stress, e creare un ambiente che stimoli ogni lavoratore a dare il meglio di se.

Come ho scritto nell’articolo "Organizzarsi per il successo" è importante dare una priorità alle attività che si devono svolgere durante la giornata.
Per determinare la scala delle priorità ho indicato fondamentalmente due criteri di base: il grado d’urgenza e quanto un’attività è complessa/indigesta.

Uno strumento che può aiutarci nell’organizzazione del lavoro quotidiano è la matrice di Covey (Covey’s Time Management Matrix), sviluppata da Stephen Covey su quella nota come "matrice di Eisenhower". La matrice sviluppata da Covey permette di approfondire i due criteri per determinare la priorità delle attività da svolgere.

 - Francesco BrioWeb Russo Consulente Marketing | Digital Marketing | Neuromarketing | Web Agency Venezia
La matrice di Covey

Quadrante I

Il primo quadrante contiene i compiti urgenti ed importanti. Queste attività dovrebbero includere la risposta alle "crisi", ai lavori che troviamo più indigesti e fastidiosi ed alle scadenze più imminenti.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza. Le conseguenze di cercare di svolgere molte attività del primo quadrante in un unico giorno portano ad un aumentano delle probabilità di compiere degli errori.
Se la gran parte della giornata è concentrata su questo quadrante si hanno difficoltà a gestire il proprio tempo.

In poche parole il primo quadrante contiene le azioni da fare immediatamente, quelle azioni non delegabili, ma che devono essere ridotte al minimo.

Quadrante II

Il secondo quadrante contiene i compiti importanti ma non urgenti. Contiene le attività che possono essere svolte nel medio termine. La pianificazione di un lavoro, l’analisi di un progetto, la preparazione di una relazione. Le attività mirate al miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica. Questo quadrante merita molta attenzione. Il motivo è legato al fatto che queste attività sono si importanti ma richiedono normalmente del tempo per essere svolte.

Di conseguenza il rischio è che queste attività siano posticipate a tal punto da diventare delle urgenze e quindi finire nel primo quadrante. Una buona gestione del proprio tempo fa sì che sia questo quadrante ad avere il maggior numero di attività da svolgere durante l'arco della giornata.

Il secondo quadrante quindi contiene le azioni pianificate per tempo.

Quadrante III

Il terzo quadrante contiene quelle urgenze che non sono importanti. È in questo quadrante che molte delle nostre e-mail devono essere collocate, assieme alle riunioni e ed alle "interruzioni" (ovviamente quelle che possono essere prevedibili).
È il quadrante associato all’inganno. Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili.

Il terzo quadrante contiene quindi le azioni che possono essere delegate. Nel caso in cui non sia possibile delegare, queste azioni vanno tendenzialmente svolte a fine della giornata.

Quadrante IV

Il quarto quadrante contiene i compiti che non sono né urgenti né importanti. Gli ultimi da svolgere, ma che spesso occupano la gran parte del nostro tempo. Si tratta di azioni che potrebbero essere ignorate.

In questo quadrante devono essere inserite le azioni superflue. Dobbiamo essere quindi capaci di valutare che ci sono azioni che alle volte non serve svolgere.

Ecco un piccolo trucco per utilizzare al meglio la matrice di Covey, utilizzando la parola TIME:

  • T – Q1: Tassativo
  • I – Q2: Importante e idispensabile
  • M – Q3: Finte urgenze o attività che possono essere delegate
  • E – Q4: Inutili

Affinare le priorità

La matrice sviluppata da Covey permette di determinare le priorità e riuscire quindi a stabilire le giuste attività da svolgere ottimizzando il tempo che si ha a disposizione.

In oltre una volta che siamo consapevoli delle nostre priorità, possiamo migliorare i rapporti con i colleghi d’ufficio. Come? Essere capaci di valutare le proprie priorità, permette di essere consapevoli delle priorità dei colleghi.

La condivisione del lavoro (leggi a riguardo il ciclo di articoli che ho dedicato ai feedback iniziando da "Il marketing dei feedback Pt1") è sempre più diffusa nelle aziende e diventa importante per ogni membro del gruppo conoscere le esigenze e le priorità degli altri.

La conseguenza diretta di un confronto consapevole in azienda, riduce la necessità di continui feedback e di conseguenza di confronti.

Una o due e-mail alla settimana di aggiornamento sulle attività da svolgere saranno sufficienti a ridurre il carico delle riunioni (vedi l'articolo "I gironi dell'inferno del lavoro").

Conoscere lo strumento

Quando si deve scrivere una e-mail è importante attivare un processo molto simile a quello che si impiega in una strategia di marketing: "a chi mi sto rivolgendo?" "quale messaggio voglio far arrivare?" "quale risposta voglio?".

Il messaggio giusto inviato attraverso il canale sbagliato è improbabile che ottenga la corretta visibilità e di conseguenza la giusta risposta (vedi a tal proposito l’articolo "Distrazioni? No grazie").

Imparare ad utilizzare la posta elettronica, e più in generale i differenti canali di comunicazione (messaggi istantanei, telefonate, video chiamate, e così via), nel dovuto modo può rendere più facile non solo a noi stessi la giornata lavorativa, ma anche ai colleghi.

È importante sapere cosa vogliamo comunicare. Dobbiamo essere sicuri se le informazioni che stiamo comunicando servono e/o se le stiamo inviando alla persona giusta.

Nella stesura di un qualsiasi messaggio è presente sempre una regola d’oro, quella di non scrivere blocchi di testo estremamente lunghi. Nella progettazione di un testo è importante inserire le informazioni e le domande importante all’inizio del testo.

Prima di inviare un messaggio domandiamoci sempre se ne vale veramente la pena. Se serve. Le caselle di posta elettronica, le notifiche dei servizi di messaggistica e dei social, di ognuno di noi, traboccano di notifiche.
Il solo fatto di avere un alto numero di messaggi non letti genera in noi uno stato di stress. Quindi cerchiamo di non contribuire a questa situazione se non è effettivamente necessario.

Quando scriviamo un messaggio dobbiamo considerare quale tipo di risposta vogliamo ottenere. Questo ci permette di essere più chiari nella formulazione della richiesta.

Anche il momento in cui si scrive un messaggio è molto importante. Se il sabato mattina invio una e-mail, non devo dare per scontato che il mio collega od il mio sottoposto legga la posta di sabato.

Invio una e-mail il sabato per ottenere un'informaizone che posso avere il lunedì senza problemi? L'errore è mio.

Ho bisogno di una risposta urgente in un momento al di fuori dell'orario regolare di lavoro? Farò una telefonata, o invierò un messaggio istantaneo chiedendo di poter parlare il prima possibile.

Si potrebbe pensare che una singola e-mail, un solo messaggio, non può "rovinare" il fine settimana di una persona. La mia esperienza mi ha insegnato che di solito nelle aziende in cui c'è l'abitudine di comunicare nei fine settimana, non ci si limita solo ad una e-mail o ad un messaggio veloce. In realtà si ritiene che il dipendente, il collega, deve essere sempre reperibili, e la non reperibilità è interpretata come disinteresse nei confronti dell'azienda.

Questo clima non è certo quello ottimale a stimolare i dipendenti a dare il meglio di sé.

In conclusione

Nelle aziende è importante avere a disposizione delle linee guida sull’uso dei differenti strumenti di comunicazione. Quando e con che modalità si deve comunicare, ottenere dei riscontri, dei confronti.
Le linee guida sono fondamentali, sia nelle aziende di grandi dimensioni che in quelle di piccole dimensioni, e sono figlie di un'organizzazione dei processi aziendali precisa e puntuale.

Dott. Francesco Russo

BREVE PROFILO DI FRANCESCO RUSSO
Francesco Russo, consulente di marketing, leadership e coaching. Ha iniziato ad occuparsi di comunicazione nel 1999. Si appassiona quell'anno al mondo del web e della comunicazione preparando una tesina per l'esame di maturità.

Il 1° febbraio 2010 fonda BrioWeb, agenzia di marketing e comunicazione operante in tutta Italia con base a Venezia.

In occasione del decennale di BrioWeb fonda la rivista di marketing "Eclettica Magazine" (100% gratuita) e da vita ad una collana di e-book di marketing anch'essa completamente gratuita.

Nel corso della sua lunga carriera è sempre stato ispirato dal concetto del "tutto è connesso", sviluppando un approccio al marketing "olistico", che lo ha portato a divenire autore di articoli, libri, relatore ufficiale di SMAU, dell'Hospitality Day, e di molte altre manifestazioni di livello nazionale ed internazionale.

Grande appassionato di "storie", consumatore di libri, è un profondo conoscitore dell'arte della narrazione (storytelling), che utilizza per sviluppare le campagne marketing dei propri clienti.

Dal 2005 è impegnato nella lotta alle fake news ed al cyberbullismo, e ad un uso consapevole dei social network, attraverso conferenze contenute nelle scuole medie superiori del Nord-Est del Paese.

Articolo tratto dal sito www.brioweb.eu
BrioWeb, agenzia di marketing e comunicazione Venezia.
Specialisti in marketing, leadership e coaching
E-mail: info@brioweb.eu
Centralino: 3515550381
Sito web: www.brioweb.eu

Cosa facciamo

Insieme a te l'unico limite è l'infinito.
Diamo valore alle tue idee di business
attraverso strategie di marketing, le quali generano clienti
che entrano in relazione
con il tuo marchio, emozionandoli
grazie al racconto della tua storia e dei tuoi valori,
trasformati dalla nostra creatività.

I nostri progetti speciali

Blog di marketing - Magazine - Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Classe M: il blog di marketing

Un blog ricco di articoli di approfondimento dedicati al marketing.
Scarica il tuo numero ora

Eclettica Magazine - Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Eclettica Magazine: la rivista

La rivista di marketing 100% gratuita che racconta le aziende italiane. Esempi di successo da seguire.
Scarica il tuo numero ora

Eclettica Formazione - Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Eclettica: Scuola di formazione professionale

Corsi di formazione professionali in azienda e presso la nostra sede.
Scopri i corsi!

Collana e-book di marketing - Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
La collana di e-book gratuiti: Il Signor Marketing e...

La collana di e-book totalmente gratuita dedicata al marketing, alla leadership ed al coaching.
Scoprila ora

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
VIDEO PUBBLICITARI

Grazie alla collaborazione con importanti case di produzione cinematografica realizziamo spot video per ogni mezzo di comunicazione.
Scopri BrioMedia

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Spiralis mirabilis...

La rivista italiana dedicata al Taijiquan, al QiGong e alle arti marziali cinesi.
Scarica il tuo numero ora

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Progetto Xiaowu Artist & Craftsman

Il progetto dedicato all'arte e all'artigianato che coniuga oriente ed occidente.
Scoprilo ora

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Lextra 2000...

Il software per la gestione delle informazioni in esclusiva per l'Italia.
Scoprilo ora

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Combatti la manipolazione

La rassegna stampa per combattere il fenomeno della disinformazione. Tutti i giorni alle 10:00 e alle 20:00 un articolo contro la l'analfabetismo funzionale, le fake news, la nomofobia e soprattutto la manipolazione.
Condividi anche tu il progetto!

Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia
Graffiti di marketing

La nostra newsletter mensile di informazione sul mondo del marketing. Ogni mese tante novità dedicate al marketing, al coaching e alla leadership, un prezioso strumento per gestire al meglio il proprio business.
Iscriviti subito!

Rimani in contatto con noi, ci teniamo molto!

Condividi questa pagina

 

E seguici su

Facebook Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia Linkedin Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia Twitter Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia YouTube Agenzia marketing e neuromarketing | Francesco Russo consulente marketing | BrioWeb consulenza marketing  e seo Treviso Padova Venezia

Ⓒ2009 - BrioWeb

C.F. e P.IVA 03853870271

Recapiti
Tel.: +393515550381
E-mail: info@brioweb.eu

Orario Ufficio
Lunedì - Giovedì
dalle 8.30 alle 12.30 e dalle 15.00 alle 18.00
Venerdì
dalle 8.30 alle 12.30 - pomeriggio chiuso

Informativa sulla Privacy | Powered by BrioWeb